連用科技：ISO體系文控管理解決方案
發(fā)布時(shí)間：2023年05月29日 來源：連用科技
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的不斷提升，以及“十四五規(guī)劃”對(duì)企業(yè)信息化的要求和《中國(guó)制造2025》把質(zhì)量體系管理上升至國(guó)家戰(zhàn)略高度，文控管理在企業(yè)數(shù)字化和質(zhì)量管理中扮演著越來越重要的角色。因此通過制定安全合規(guī)的文件管理制度和流程，將量大且種類不同的文件進(jìn)行分類、歸檔、查詢、處理和審批等已經(jīng)變成企業(yè)管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。通過數(shù)字化文控管理，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的高效管理和準(zhǔn)確處理，確保信息的快速傳遞和安全共享，并為企業(yè)質(zhì)量體系管理提供支持和保障，從而降低企業(yè)的管理成本，提高企業(yè)的效率和競(jìng)爭(zhēng)力。
企業(yè)文控管理在數(shù)字化時(shí)代面臨著各種挑戰(zhàn)，主要包括以下幾個(gè)方面：
■ ISO體系規(guī)范與執(zhí)行難
■ 文件管理效率低，成本高
■ 文件安全性、合規(guī)性和質(zhì)量難以保證，缺乏審批管控流程
■ 文件數(shù)量多、版本多，管理混亂，查找困難
■ 文檔管理數(shù)字化水平低且缺乏自動(dòng)化存檔管理機(jī)制
■ 企業(yè)內(nèi)外部協(xié)同困難，文件傳遞流程沒有監(jiān)控手段
綜上所述，企業(yè)文控管理在數(shù)字化時(shí)代面臨著多重挑戰(zhàn)，對(duì)企業(yè)的信息化要求也越來越高，因此，采納一個(gè)符合企業(yè)實(shí)情的文控管理解決方案對(duì)企業(yè)尤為重要，基于此，連用科技推出ISO體系文控管理解決方案，助力企業(yè)加強(qiáng)文控管理的專業(yè)能力，確保文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)、安全和規(guī)范，保障企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。
連用 ISO體系文控管理解決方案遵循ISO國(guó)際質(zhì)量管理體系的文檔標(biāo)準(zhǔn)，采用國(guó)際前沿信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，并基于連用FC平臺(tái)建立一套完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈目毓芾硐到y(tǒng)，落實(shí)質(zhì)量管理理念，通過對(duì)質(zhì)量體系文件從文件創(chuàng)建→審批→發(fā)布→回收→調(diào)閱→更新-廢止→培訓(xùn)的全生命周期在線管理，確保版本的有效性和文檔操作的可追溯性，同時(shí)方便檢索，減少錯(cuò)誤。結(jié)合文件在新增、修訂環(huán)節(jié)中文件版本、文件權(quán)限及文件狀態(tài)的三態(tài)變化，從而提升企業(yè)質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件及記錄的授權(quán)管理、快速檢索和無紙化存儲(chǔ)。幫助企事業(yè)單位節(jié)省管理成本，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量文件管理體系的規(guī)范化建設(shè)。
1 文件發(fā)布
支持成套發(fā)布（主文件、記錄文件、關(guān)聯(lián)文件），支持加簽功能，更有協(xié)同編輯、智能審查、條款自動(dòng)組合等實(shí)用功能，簡(jiǎn)潔多樣的模板庫(kù)，快捷、規(guī)范、靈活、一鍵引用。
2 文件審批
支持會(huì)簽、或簽、發(fā)起人自選、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批等多種審批方式；可與OA系統(tǒng)對(duì)接，審批流程拋轉(zhuǎn)至OA系統(tǒng)執(zhí)行，OA審批流程各節(jié)點(diǎn)的信息同步在文件管理系統(tǒng)顯示，審批完成后信息自動(dòng)傳輸給文件系統(tǒng)，避免操作多系統(tǒng)。使文件審批靈活、簡(jiǎn)潔、高效。
3 文件蓋章
具備文件狀態(tài)標(biāo)識(shí)功能，文件一旦生效后根據(jù)屬性自動(dòng)加蓋對(duì)應(yīng)印章(如：生效、受控、參考、外來文件、作廢章等)。支持自定義格式、位置可調(diào)、自動(dòng)生成文件的發(fā)行/廢止時(shí)間、文件指定位置自動(dòng)生成二維碼（文件名稱、編號(hào)、版本等信息）等。
4 文件分發(fā)
對(duì)用戶進(jìn)行分類，設(shè)定用戶權(quán)限，并建立可信安全的公司內(nèi)部與外部共享通道，以人員密級(jí)+文件密級(jí)，避免不同密級(jí)文件的越級(jí)使用，降低分發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，提高簽收效率。
5 文件培訓(xùn)
● 每份文件定義對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)責(zé)任部門，未培訓(xùn)的文件系統(tǒng)自動(dòng)顯示在對(duì)應(yīng)培訓(xùn)責(zé)任部門及DCC/體系人員的待培訓(xùn)任務(wù)欄中，并顯示狀態(tài)為“待培訓(xùn)”；
● 已簽收的文件由培訓(xùn)責(zé)任部門上傳培訓(xùn)記錄，并發(fā)起培訓(xùn)確認(rèn)流程，DCC確認(rèn)培訓(xùn)記錄完整后點(diǎn)擊自動(dòng)移除“待培訓(xùn)”并歸檔 。
6 文件借閱&使用
● 借閱權(quán)限控制精細(xì)化，支持模糊查找與精確查找；
● 支持動(dòng)態(tài)的預(yù)覽水印、下載水印，支持只讀預(yù)覽，預(yù)覽時(shí)不允許復(fù)制，支持脫敏預(yù)覽，千人千面。
7 文件廢止
手動(dòng)+自動(dòng)規(guī)則，及時(shí)回收舊版文件。由各部門設(shè)置回收規(guī)則，滿足條件自動(dòng)回收舊版本文件，解決文件回收不及時(shí)/文件回收失敗導(dǎo)致舊版文件非預(yù)期使用的風(fēng)險(xiǎn)。
8 執(zhí)行記錄
自動(dòng)匯集來自MES、OA、ERP、PLM等系統(tǒng)的四階記錄、表單等文件和表單快照，周期性生成報(bào)表，還可設(shè)置存儲(chǔ)年限，支持詳細(xì)日志審計(jì)，保證用戶行為可追溯，符合安規(guī)。
通過對(duì)體系文檔全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)體系文檔的數(shù)字化、流程化、規(guī)范化、安全管控，提升質(zhì)量體系管理工作效率及合規(guī)性。
■ 能夠符合質(zhì)量體系文件的管理要求，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系要求的安全落地。
■ 保證所有體系文件、質(zhì)量信息管理的規(guī)范性、有效性和完整性，有效避免傳統(tǒng)管理模式下的各種弊端和風(fēng)險(xiǎn)隱患。
■ 幫助企業(yè)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、明細(xì)管理職責(zé)、產(chǎn)品信息追溯，持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理的水平。
■ 建立統(tǒng)一存儲(chǔ)的跨時(shí)間跨地域的文件管理平臺(tái)，方便快捷地對(duì)文件進(jìn)行查閱、共享、預(yù)覽、搜索、統(tǒng)計(jì)、回顧、分析等操作。
■ 解決文件量大時(shí)，處理周期長(zhǎng)、效率低，不能及時(shí)發(fā)放/回收的問題，提升企業(yè)文控工作效率，降低管理成本。
■ 文件授權(quán)合理規(guī)范，文件下載、打印、調(diào)閱可追溯，保障核心文件的安全可控，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
■ 文件使用全程管控，在保障安全合規(guī)的情況下實(shí)現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同操作，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理水平。
面對(duì)企事業(yè)單位對(duì)文控管理的高要求，連用科技的ISO體系文控管理解決方案也將不斷創(chuàng)新和完善，為企事業(yè)單位帶來國(guó)產(chǎn)化的符合組織現(xiàn)狀，更全面、更高效、更先進(jìn)、更安全可靠的文控管理體驗(yàn)，讓企業(yè)管理更規(guī)范、質(zhì)量體系更完善。從而提高企業(yè)管理效率和實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化升級(jí)。
